Política de tratamiento y protección de datos personales.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES GRAFTECK.

INTRODUCCIÓN

GRAFTECK S.A.S.,sociedad legalmente constituida e identificada con NIT 900.850.474-9, cuyo domicilio se encuentra en la KR 47 64 14, del municipio de Itagüí – Antioquia, con telefóno fijo (4) 3774944 y correo electrónico de contacto grafteck@grafteck.com.co; con fundamento en lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y demás normas que las desarrollen, complementen, modifiquen, sustituyan o adicionen, por medio del presente documento y en su calidad de responsable de la información, da a conocer la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de GRAFTECK S.A.S.

OBJETIVO

El presente documento tiene por objetivo establecer los principios, términos y condiciones para el tratamiento de datos personales, actividad que incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de la información que se suministra a GRAFTECK S.A.S. en el desarrollo de su objeto social. Adicionalmente, la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales establece los derechos de los Titulares de la Información y los procedimientos para hacerlos efectivos.

MARCO LEGAL

De conformidad con el Artículo 15 de la Constitución Política Colombiana, las personas tienen el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. En el 2008 se expidió la Ley 1266, Ley especial y sectorial que regula el denominado “habeas data financiero” conforme al cual toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ella en bancos de datos, particularmente en relación con la información financiera y crediticia, comercial, de servicio y la proveniente de terceros países. Posteriormente, se expidió la Ley estatutaria 1581 de 2012, la cual fue objeto de pronunciamiento previo por parte de la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011, por la que se precisó la naturaleza y alcance de dicha norma. Esta Ley regula de manera general la protección de los datos personales. Teniendo en cuenta el marco normativo descrito, la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países será objeto de tratamiento conforme a lo previsto en la Ley 1266 de 2008 y las normas que la complementan, desarrollan, modifiquen y/o sustituyan. Según lo previsto en el literal j) del artículo 3 de la citada Ley la información regulada por ella es aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen. La demás información no comprendida dentro del alcance de la Ley 1266 de 2008 será tratada conforme a la Ley 1581 de 2012 y las normas que la complementan, desarrollan, modifiquen y/o sustituyan.

ALCANCE

La presente política aplicará para todos los titulares de la información que suministren y autoricen el tratamiento de sus datos a GRAFTECK S.A.S. bien sea de manera expresa o mediante actuación inequívoca.

PRINCIPIOS

En todo tratamiento de datos personales realizado por GRAFTECK S.A.S., las personas que esté delegue, encargados y/o terceros a quienes se les transfiera datos personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de ley. Los principios que se deben tener en cuenta a la hora de realizar un tratamiento:

Legalidad en materia de tratamiento de datos: GRAFTECK S.A.S. se sujetará a lo establecido en la ley y en las disposiciones que la regulan.
Finalidad: Toda actividad de tratamiento de datos personales que se realice obedecerá a las finalidades mencionadas en esta política o en la autorización otorgada por el titular de los datos personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de tratamiento de datos personales. La finalidad del tratamiento de un dato personal debe ser informada al titular del dato personal al momento de obtener su autorización. Los datos personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los titulares de los datos. La finalidad con la que se recogieron los datos personales obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley.
Libertad: El tratamiento de los datos personales se realiza previa autorización expresa e informada del Titular por parte del titular o teniendo en cuenta las causales que relevan el consentimiento por parte del titular y que se encuentran consagradas en la ley.
Veracidad o calidad del dato: El dato personal sometido a tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. GRAFTECK S.A.S. no hace tratamiento a datos personales que se encuentren de manera parcial, fraccionados y que su tratamiento pueda inducir a un error que pueda perjudicar al titular del tratamiento de la información, cuando se presenten estos casos, GRAFTECK S.A.S. solicitará al titular la corrección y actualización necesaria para que no se siga presentando esa situación, en caso de no poder realizar la actualización de la información se abstendrá de realizar un tratamiento sobre estos datos.
Transparencia: Previa solicitud del titular, se deberá dar solución a la petición que eleve el titular sobre la información que repose en la base de datos. La respuesta a esta petición se llevará a cabo por parte del oficial de privacidad directamente. La dependencia encargada del tratamiento de la información acompañará el proceso de respuesta en los casos necesarios.
Acceso y circulación restringida: Los datos personales solo pueden ser tratados por aquel personal que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades y hayan sido autorizados. No podrá entregarse datos personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados para llevar a cabo el tratamiento.
Temporalidad: Por regla general no se usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al titular de los datos personales. Parágrafo. En los casos que haya legislación especial sobre el tema, se conservará la información el término que la ley especial indique.
Acceso restringido: salvo por los datos expresamente autorizados: No se podrá hacer disponibles datos personales para su acceso a través de internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas.
Seguridad: GRAFTECK S.A.S. debe siempre realizar el tratamiento de la información disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del dato y para evitar que este sea adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no autorizadas o por personas autorizadas y no autorizadas de manera fraudulenta, o que el dato personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el tratamiento de datos personales, deberá ser consultada esta política de tratamiento, para asegurar el cumplimiento de esta regla.
Confidencialidad y tratamiento posterior: Todo dato personal que no sea dato público debe tratarse por los responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el titular del dato personal y GRAFTECK S.A.S. haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales datos personales deben continuar siendo tratados de conformidad con esta política y con la ley.
Individualidad: GRAFTECK S.A.S. mantendrá de manera separada las bases de datos en las que tiene la calidad de encargado o que pudiera llegar a serlo, de las bases de datos en las que actúa en calidad de responsable. GRAFTECK S.A.S. dará aplicación armónica, teniendo en cuenta la naturaleza de los datos y los anteriores principios.

DEFINICIONES PRINCIPALES

Para la siguiente política de tratamiento de la información se tendrán en cuenta los parámetros establecidos en la ley 1581 de 2012 y el Decreto Único 1074 de 2015, en los que se dictan las disposiciones generales para la protección de datos y se tendrán en cuenta las definiciones aportadas por los mismos, buscando otorgar una protección más completa de los datos personales que la base de datos posee: “Artículo 3°. Definiciones. Para los efectos de la presente ley, se entiende por:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento;
Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del Responsable.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

El tratamiento de la información incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transferencia y supresión de los datos personales que se suministren a GRAFTECK S.A.S., de conformidad con lo previsto en Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que las modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen. Para el tratamiento de la información GRAFTECK S.A.S. podrá:

(i) Administrar la información recolectada en una o varias bases de datos según la forma y organización que estime conveniente; (ii) Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información que se disponga legítimamente; (iii) Consultar y evaluar cualquier información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticia, financiera, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera; (iv) Realizar las actividades correspondientes a los fines señalados en la sección anterior de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y todas aquellas conexas a las mismas; (v) Compartir los estudios que realice sobre la base de la información recolectada con los aliados de negocios y con los que establezca relación comercial y/o jurídica para el desarrollo de su objeto social. GRAFTECK S.A.S., tiene un compromiso con el adecuado manejo de la información que le suministran sus clientes, proveedores, empleados y demás personas que tienen relación con ella. Para el efecto, deberá velar por la conservación de la confidencialidad de aquella información que tiene carácter reservado. Para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de los niveles de servicio ofrecidos, GRAFTECK S.A.S. requiere transmitir datos personales a entidades vinculadas a ella y a terceros que le presentan servicios de soporte y/o control para su correcto funcionamiento como son Alegra, Kissflow, Nominapp y Hosting Colombia. La transferencia de información se realiza con base en acuerdos de confidencialidad a través de los cuales se protege la reserva de la información y el debido cumplimiento de la Presente Política de Tratamiento de Datos Personales y las respectivas políticas de tratamiento de datos de cada una de estas entidades que participen en este proceso, las cuales podran ser verificadas directamente en sus correspondientes páginas web o en los medios habilitados para su consulta. De forma previa al tratamiento de los datos personales, GRAFTECK S.A.S. solicitará a los Titulares de la Información la autorización correspondiente de conformidad con lo previsto en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, utilizando para el efecto el modelo de autorización o en su defecto el uso de cuadros de aceptación de los cuales se llevara un registro asociado a los datos suministrados. GRAFTECK S.A.S. está obligado a suministrar datos personales de los Titulares de la Información a entidades judiciales o administrativas y a entidades de control, previo requerimiento por parte de ellas. Así mismo, los datos personales de los titulares podrán ser conocidos debido a procesos de auditoría externa y por parte de los revisores fiscales, quienes tienen la obligación legal de mantener su confidencialidad. La información recolectada por GRAFTECK S.A.S. se conserva por el tiempo requerido para cumplir la finalidad por la cual fue solicita o por el tiempo que la normatividad especial aplicable lo indique.

RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

GRAFTECK S.A.S., recolecta los datos personales de los Titulares de la Información que son requeridos para el desarrollo de su objeto social y les da el tratamiento necesario para cumplir los compromisos contractuales con sus empleados, clientes, proveedores, con las finalidades que se señalan en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Para la recolección de los datos personales, GRAFTECK S.A.S., solicitará la autorización de los titulares de la información de conformidad con el modelo de autorización. El responsable del tratamiento, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente: a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este. b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. c) Los derechos que le asisten como Titular. d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento. El responsable del tratamiento deberá conservar prueba de la autorización y de la información suministrada para su obtención. Así mismo, debe entregar copia de la autorización al titular cuando la solicite. Con el fin de mantener actualizada la información que reposa en sus bases de datos, GRAFTECK S.A.S., podrá consultar, complementar y/o actualizar los datos personales, a través de bases de datos manejadas por diferentes operadores con el debido cumplimiento de la normatividad aplicable.

FINALIDADES GENERALES A LAS BASES DE DATOS.

Registrar los datos necesarios para procesar los pedidos de los clientes.
Para la optimización tanto de la experiencia del usuario como de los canales de comunicación utilizado por GRAFTECK S.A.S., como podrá ser su página web o redes sociales.
Actualizar su información para proporcionar debidamente los productos ofrecidos.
Los datos suministrados podrán ser utilizados en estrategias de mercadeo adelantas por GRAFTECK S.A.S a las cuales se podrá solicitar en cualquier momento si no se desea seguir recibiendo ese tipo de información.
Atender las consultas y/o cancelaciones de pedidos y servicios.
Atender y dar seguimiento a las quejas o reclamaciones de los Clientes, Proveedores, empleados.
Para fines relacionados con la venta de productos: publicitarios, promocionales y de mercadeo por canales habituales y no habituales.
Desarrollo de nuevos productos y servicios, encuestas de calidad y satisfacción del cliente.
Evaluar las necesidades del cliente.
Implementar y operar programas de fidelización.
Atender los requerimientos de autoridad competente.
Seguimiento y auditoría por parte de cartera y llevar la contabilidad por las ventas realizadas.
Dar atención y seguimiento a las solicitudes que reciba de los Titulares de Datos Personales, en ejercicio de los Derechos de los Titulares a que se refiere la presente Política.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales de los titulares de la Información serán recolectados, almacenados, procesados, usados, circulados, transferidos, transmitidos, compartidos y/o suprimidos, de conformidad con el vínculo contractual que se haya establecido, en la siguiente base de datos y con la finalidad indicada para ella:

BASE DE DATOS SOFTWARE CONTABLE (ALEGRA):

Esta base de datos almacena toda la información de los Clientes, proveedores y empleados e incluye la siguiente información: Número de identificación, nombre completo o razón social, dirección, teléfono, correos electrónicos, documentos RUT.

Esta información que es recauda a través de los canales físicos, digitales o virtuales dispuestos por GRAFTECK S.A.S., como puede ser la entrega en su sede física, sitios web, redes sociales y tiendas virtuales, es tratada de acuerdo con la siguiente finalidad:

Cumplir con la generación de facturas.
Cumplimiento de las obligaciones tributarias exigidas por la DIAN.

BASE DE DATOS SOFTWARE SOPORTE (KISSFLOW):

Esta base de datos almacena toda la información de los Clientes e incluye la siguiente información: Número de identificación, Nombre completo o razón social, a su vez se tomara información de la maquinaria y/o equipos de los clientes a los cuales se les brinde soporte, esta información podra ser: números seriales, referencias y marcas.

Esta información que es recauda a través de los canales físicos, digitales o virtuales dispuestos por GRAFTECK S.A.S., como la entrega en su sede física, sitios web, redes sociales y tiendas virtuales, es tratada de acuerdo con la siguiente finalidad:

Generar una bitácora de los servicios técnicos realizados a los clientes y sus equipos.

BASE DE DATOS SOFTWARE NOMINA (NOMINAPP):

Esta base de datos almacena toda la información de los empleados e incluye la siguiente información: Número de identificación, nombre completo, correo electrónico, fecha de nacimiento, direción de residencia, cuenta bancaria, EPS, fondo de pensiones, fondo de cesantías.

Liquidación de la nomina.
Pago de los aportes a seguridad social correspondientes.

BASE DE DATOS ARCHIVO FÍSICO:

Esta base de datos almacena información de los clientes y empleados e incluye la siguiente información: RUT, certificado de existencia y representación en caso de ser sociedades, Estados financieros, Declaración de renta, Copia cédula representante legal, Teléfono, Dirección.

Esta información que es recauda a través de los canales físicos, digitales o virtuales dispuestos por GRAFTECK S.A.S., como su sede física, sitios web, redes sociales y tiendas virtuales, es tratada de acuerdo con la siguiente finalidad:

Realizar estudio de créditos.

DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 compilado en el Decreto Único 1074 de 2015, GRAFTECK S.A.S., asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos fundamentales, por lo cual deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

DATOS SENSIBLES

Las respuestas a las preguntas realizadas sobre datos personales sensibles son facultativas.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

GRAFTECK S.A.S. cuenta con procedimientos y herramientas tecnológicas que permiten una administración segura de la información recolectada y el funcionamiento de los controles para verificar el cumplimiento de la presente Política de Tratamiento y protección de Datos Personales. Igualmente, cuenta con planes de contingencia orientados a mantener la continuidad de la operación y que le permiten administrar situaciones que puedan poner en riesgo la información recolectada. En este sentido es pertinente señalar que GRAFTECK S.A.S., cuenta con la seguridad razonable para impedir el acceso no autorizado a sus sistemas de información, de tal suerte que sin el debido permiso, terceros no podrán acceder a la información suministrada, recolectada y almacenada por GRAFTECK S.A.S.. Únicamente las personas autorizadas pueden acceder a la información de conformidad con lo previsto en la presente Política de Tratamiento y protección de Datos Personales.

Las bases de datos virtuales que administra GRAFTECK S.A.S., están almacenadas un servidor suministrado por el prestador del servicio de almacenamiento Hosting Colombia donde solo tienen acceso el personal autorizado y quienes cuentan con sus propias políticas de tratamiento y protección de datos. La información puede ser consultada únicamente por las personas que tienen claves de seguridad asignadas, las cuales se entregan exclusivamente a los autorizados de las áreas responsables. No obstante, lo anterior, GRAFTECK S.A.S. no será responsable por ataques informáticos y, en general, por cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales, por nuestra parte o por los terceros con los que se tenga la relación contractual respectiva.

OFICIAL DE PRIVACIDAD.

GRAFTECK S.A.S. designará a un oficial de privacidad, quien se encargará de la recepción y contestación de las peticiones, quejas, reclamos y consultas, que los titulares de la información tengan sobre el tratamiento de su información. Entre las funciones que tiene el oficial de privacidad se encuentran las siguientes, sin ser esta una lista taxativa de sus funciones, las cuales pueden aumentar en pro de la protección de los derechos de los titulares de la información. A. Recibir las solicitudes de los titulares de datos personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la ley o estas políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de datos personales; solicitudes de conocer los datos personales; solicitudes de supresión de datos personales cuando el titular de manera libre solicite la supresión o cuando el titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus datos personales, solicitudes de actualización de los datos personales, solicitudes de prueba de la autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la ley. B. Dar respuesta a los titulares de los datos personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la ley. C. Servir de vínculo entre las organizaciones reguladoras frente al tema relacionado con la privacidad, confidencialidad y seguridad de la información, en este caso la Superintendencia de Industria Y Comercio. D. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento con las políticas de privacidad, confidencialidad y seguridad. E. Cumplir con las obligaciones legales que se dictan en las normas sobre tratamiento de datos personales, en especial lo consagrado en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. F. Orientar al personal en el tema de tratamiento de la información y privacidad de esta. G. Controlar y verificar el acceso a los datos personales manejados por GRAFTECK S.A.S.

DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a GRAFTECK S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en la ley aplicable;
c) Ser informado por el responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por la infracción a la normatividad aplicable;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable ha incurrido en conductas contrarias a la normatividad vigente. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Las autorizaciones de tratamiento otorgadas para fines distintos de la ejecución propia del contrato o de la relación jurídica o comercial que tenga con GRAFTECK S.A.S., podrán ser revocadas en cualquier momento;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. El Titular de la Información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información que motiven nuevas consultas, entendiéndose por sustancial cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento;
g) Los demás previstos en la Ley 1266 de 2008 y en la Ley 1581 de 2012 y las normas que las modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

A continuación, se describen los procedimientos y reglas para el ejercicio de los derechos a favor de los Titulares de la Información. Canales y Horarios Para el ejercicio de los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, así como para revocar la autorización, los Titulares de la Información pueden hacer sus solicitudes a través del correo electrónico grafteck@grafteck.com.co.

Personas Autorizadas: Los derechos de los Titulares de la Información podrán ejercerse por las siguientes personas, acreditando la calidad correspondiente:

a) Por el Titular, quien deberá presentar el documento de identidad.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán presentar el documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, quien deberá presentar documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (poder) y el número del documento de identidad del Titular.

Los solicitantes deberán anexar los documentos que acrediten su condición para actuar frente a GRAFTECK S.A.S..

Trámite de Consultas:

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender una consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Trámite de Peticiones o Reclamos:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos que administra GRAFTECK S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley aplicable, podrán presentar una petición o reclamo ante el Responsable del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El término máximo para atender una petición o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio:

El titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar el trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio.

VIGENCIA Y MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES La presente versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales se publicará en la página web de GRAFTECK S.A.S.

GRAFTECK S.A.S., difundió la presente política entre sus funcionarios, colaboradores, proveedores y demás personas que tienen alguna responsabilidad en el tratamiento de datos personales. GRAFTECK S.A.S., se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página https://grafteck.com.co/. GRAFTECK S.A.S., está comprometido con la realización oportuna de campañas de difusión y capacitación para el debido entendimiento y aplicación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Esta es la primera versión la cual empieza a regir a partir del 29 de octubre de 2020.